2009-06-15 a 2009-08-15

CONVOCATORIA

Todos los años entre junio y agosto SELAVIP hace un llamado abierto para la presentación de buenos proyectos de vivienda destinados para los más pobres que no tienen opciones de resolver este problema en los sistemas tradicionales.

Nos aportan para difundir la convocatoria nuestros socios y colaboradores quienes la publican en sus sitios web y reenvían el llamado a instituciones, fundaciones y ONGs que trabajan e el tema de vivienda así como a grupos y organizaciones de pobladores. En el llamado se especifican las condiciones que deben cumplir los proyectos para ser elegibles. Para la presentación del proyecto disponemos de un formato simple que considera los principales temas que deben ser incluidos: Antecedentes Objetivos y actividades Problemas que requieren superarse Información de la institución que presenta Los proyectos de SELAVIP son simples en su presentación, pero no por ello menos eficaces y complejos en su realización. Llamado CONVOCATORIA 2011 Formulario de presentación de proyectos FORMATO PRESENTACION PROYECTOS 2011

2009-09-01 a 2009-09-30

EVALUACIÓN Y PRESELECCIÓN

El volumen de proyectos recibidos en cada convocatoria es muy alto y los recursos limitados, por ello se revisa cada uno de los proyectos presentados para verificar los siguientes puntos:

- en primer lugar que sean compatibles son nuestro foco,
- que se ajusten a los criterios de elegibilidad y
- que traigan la información completa.

No continúan en el proceso de selección aquellas propuestas con no cumplan esos requisitos mínimos.

2009-11-02 a 2009-11-15

PRESENTACIÓN AL DIRECTORIO

En noviembre de cada año, la presidenta de SELAVIP, Joan Mac Donald viaja a Bélgica a presentar al directorio los proyectos preseleccionados y solicitar el financiamiento respectivo.

La sesión del directorio analiza cada uno de los proyectos, el resultado de la deliberación se traduce en la que será la cartera de proyectos del año siguiente.

Los proyectos pueden ser aprobados con la asignación total o parcial de los recursos que solicitaron, es por esto que la siguiente acción de SELAVIP es contactar a cada organización seleccionada para verificar si, en virtud del presupuesto asignado y haciendo la adecuaciones necesarias, el proyecto sigue siendo factible.

Una vez confirmada la factibilidad con las organizaciones solicitantes preseleccionadas se conforma el listado final de los proyectos seleccionados para el año.

Tal vez el tema más difícil de esta etapa es saber, que por la disponibilidad de recursos no podemos aprobar todos los proyectos presentados y quedan muchos grupos sin financiamiento que ven postergadas su posibilidad de encontrar una solución.

Cada año mas y mas grupos y comunidades están presentando iniciativas que responden a diversas necesidades y prioridades de los pobres urbanos en ciudades del mundo en desarrollo, siendo muy difícil seleccionar las mejores entre tantos buenos proyectos; por eso aquellos que finalmente no logran financiamiento no deben desanimarse, porque podrán volver a presentar su propuesta en el futuro.

2009-12-05 a 2010-01-30

ELABORACIÓN Y FIRMA DE ACUERDOS

Para cada uno de los proyectos seleccionados se elabora un acuerdo que contiene los principales puntos que regirán la relación entre SELAVIP y la organización ejecutora:

Proyecto: en este punto se describen los objetivos, los resultados esperados en cantidad y tipo y el número de familias beneficiadas; aparece también el nombre de la persona quién será el responsable de la ejecución del proyecto por parte de la organización.

Aprobación de fondos: define el monto de recursos aprobado por el directorio

Costos del proyecto, aportes y uso de los recursos: específica el costo total del proyecto, el aporte que hace cada una de las partes, ya sea en efectivo o valoración de mano de obra y materiales, incluyendo, cuando existen, los aportes de terceros como gobiernos locales, fundaciones, ONGs, etc. Para cada uno de los aportes se define su uso durante el proyecto, en el caso de los fondos de SELAVIP tienen como principal destino la compra de materiales ya que no financiamos costos de operación como personal, transporte, gastos de oficina, etc.

Actividades preliminares: en cada proyecto se definen las acciones a realizar con anterioridad a la primera transferencia

Transferencias: este punto indica el monto, número de transferencias y condiciones exigidas para traspasar los recursos desde SELAVIP a la organización.

Seguimiento: nombra la forma y objetivos del seguimiento y los informes que dan cuenta de los avances del proyecto.
Informe técnico y financiero: especifica los contenidos del informe final y los documentos y archivos que deben enviarse como respaldo.

Referencia de SELAVIP: en este punto, la organización ejecutora describe como informará a las familias beneficiadas y a la comunidad en general de nuestra participación en el proyecto.

La elaboración y modificaciones se hacen mediante una activa comunicación entre SELAVIP y la organización ejecutora a través de correo electrónico; solamente una vez que están definidos con claridad todos los puntos para ambas partes se procede a la firma, quedando copia en cada una de las partes

Borrador de acuerdo Formato borrador de acuerdo.doc

2009-12-05 a 2010-03-13

ACTIVIDADES PREVIAS Y TRANSFERENCIAS

Tal como se establece en el acuerdo firmado, para cada proyecto se define el conjunto de actividades a realizar e informar antes de la primera transferencia.
En general se refieren a actividades tales como organización de las familias, capacitación, diagnósticos iniciales, formalización de aporte de terceros, limpiezas de terreno, elaboración del plan de trabajo, etc.

Al terminar las actividades previas, la organización las informada y envía fotos que registran su realización.

Con las actividades previas realizadas y el informe recibido en SELAVIP, solicitamos la primera transferencia de fondos.

Las transferencias posteriores se relacionan también con avances del proyecto y se solicitan luego de recepcionar el la confirmación de las actividades realizadas con sus respectivos respaldos.

Informe de actividades previas Formato INFORME DE ACTIVIDADES PREVIAS.doc

2009-12-10 a 2010-08-28

EJECUCIÓN DE LOS PROYECTOS

Los proyectos de SELAVIP se ejecutan de enero a septiembre de cada año, durante el año calendario, desarrollando las actividades para cumplir sus objetivos.

Los principales resultados varían de acuerdo al tipo de proyectos presentados ya sea producción de viviendas o bien en los orientados a procesos.

En ambos casos para SELAVIP es fundamental el rol de las familias que se organizan para luchar por la tierra y la vivienda y como éste se ve reflejado en su participación en la ejecución del proyecto.

Para tener una visIón clara del avance en procesos y resultados, les solicitamos a la organización ejecutora que con cierta regularidad registren el desarrollo de las actividades que forman parte del proyecto.

Informe de avance Formato Informe de Avance.doc

2009-12-10 a 2010-08-28

SEGUIMIENTO DE LOS PROYECTOS

El seguimiento en esencia tiene como objetivo procurar que el proyecto se ejecute de la forma en que fue planificado y con las menores desviaciones posibles

En los proyectos SELAVIP, son las organizaciones ejecutoras las principales responsables de la realización y del seguimiento de sus proyectos y a través de una comunicación permanente recibimos información sobre la situación del proyecto.

El rol de SELAVIP en el seguimiento es verificar los estados de avance y conocer la forma en que las organizaciones y grupos ejecutores han resuelto los problemas que se les presentan en esta etapa y lo hacemos de dos formas:

Visitas a los proyectos: cada año se prepara una ruta de seguimiento presencial que incluye proyectos en América Latina, Asia y África. Estas visitas pueden hacerse en forma directa por el equipo SELAVIP o bien mediante el apoyo de organizaciones colaboradoras. Las visitas permiten tener la riqueza del aprendizaje compartido entre la organización, las familias participantes y nosotros.


Informes de avance: a través del envío de un formato simple que resume las principales actividades desarrolladas, las dificultades, logros y participación de las familias, en el período. Los informes de avance se realizan aproximadamente cada 3 meses y en ellos se solicita incluir fotos que muestren el desarrollo del proyecto.

2010-08-15 a 2010-09-15

INFORME DE RESULTADOS Y EVALUACIÓN

Al finalizar el proyecto la organización elabora un Informe Final de Resultados conteniendo la siguiente información:

1. Comparación entre acuerdo y resultados: se pide comparar entre lo planificado y establecido en el acuerdo y lo que ocurrió, en temas de recursos, resultados, costos, duración del proyecto, etc.

2. Personas a cargo de ejecutar el proyecto: mencionar los actores relevantes que contribuyeron a desarrollar el proyecto

3. Enfoque y estrategia: especificar cual fue la estrategia para lograr el proyecto, las metodologías y procedimientos.

4. Resultados: resultados cuantitativos y cualitativos, los objetivos logrados y por cumplir.

5. Participantes/beneficiarios: personas/familias beneficiadas, sus características y cómo participaron en las diferentes etapas del proyecto.

6. Problemas que se enfrentaron: desafíos surgieron durante la ejecución y cómo se manejaron.

7. Impactos: se pide identificar los impactos atribuibles a la iniciativa, si es posible observar cambios en el nivel local y/o nacional.

8. Sustentabilidad: se solicita en este punto hacer una estimación sobre el desarrollo futuro de la iniciativa y la mantención de los resultados.

9. Cierre: puesto que creemos que la finalización de un proyecto y los resultados alcanzados deben ser valorados y compartidos por la comunidad y los participantes, se pregunta por las actividades y ceremonias de cierre.

10. Informe financiero: el último punto pide un detalle de los aportes, gastos y los consiguientes respaldos.

Formato Informe Final Formato Informe Final.doc

2010-11-02 a 2009-06-18

PRESENTACIÓN AL DIRECTORIO DE LOS RESULTADOS DEL AÑO

Teniendo como insumo los estados de avance, los informes finales de cada proyecto y los reportes de las visitas realizadas, se elabora un informe de resultados de la gestión del año.

Este informe de gestión y resultados se entrega al directorio en noviembre de cada año, para dar cuenta del uso de los recursos asignados para el período que termina.

El informe de resultados que contiene el desempeño de cada uno de los proyectos, es un antecedente que avala la presentación de las propuestas para el año siguiente.