Ciclo de proyectos

Normalmente recibimos más de 200 proyectos que responden a nuestra convocatoria. Teniendo en cuenta los recursos disponibles, tenemos que seleccionar cuidadosamente los que pueden ser financiados. Para entrar en el proceso de pre selección, cada proyecto debe cumplir las siguientes condiciones previas:

• Debe estar compatibles con nuestro enfoque, es decir, la vivienda para los más pobres entre los pobres;
• Las condiciones mencionadas en nuestro llamado (costo unitario y otros) deben ser cumplidas.
• Toda la información para entender la propuesta deberá estar disponible.
• Los proyectos que no cumplan estos requisitos iniciales quedan excluidos del proceso de pre selección.

Después de esta primera selección, evaluamos cuidadosamente el contenido de cada propuesta para luego preseleccionar y preparar una lista de proyectos que serán presentados al Directorio.

Cada año, en noviembre, algunos miembros de nuestra unidad operativa viajan a Bélgica para presentar los proyectos preseleccionados a nuestro Consejo de Administración en Bruselas. Se informa a los Directores sobre los antecedentes y características de cada proyecto para que puedan decidir la lista de los que serán financiados durante el próximo año.

Debido a los recursos limitados disponibles, no es posible aprobar todos los proyectos. Muchas propuestas muy buenas, o las presentadas por grupos que están haciendo un trabajo muy importante para ayudar a los pobres, no tendrán acceso a los fondos que necesitan para seguir trabajando. A medida que cada año más y más grupos y comunidades presentan iniciativas que responden a las diferentes necesidades y prioridades de vivienda de los pobres urbanos en las ciudades del mundo en desarrollo, se hace más difícil seleccionar los mejores entre tantos buenos proyectos. Esto hace que nuestra tarea de seleccionar algunos de ellos sea aún más difícil. Sugerimos que aquellos que no obtienen financiación no se decepcionen demasiado y esperamos que ajusten o presenten su propuesta renovada de nuevo en el futuro. Esta es también la razón por la que los fondos asignados a los proyectos seleccionados pueden cubrir el importe total solicitado en la propuesta o una parte del presupuesto original.

Las organizaciones cuyo proyecto ha sido seleccionado para ser financiado son notificadas a través del sistema, se les informa sobre la cantidad concedida y la cantidad de soluciones a financiar. Las organizaciones confirman entonces su aceptación o rechazan la propuesta (en ese caso específico, el proyecto se cancela automáticamente en el sistema).

Alguna información debe ser presentada a través del sistema antes de escribir el borrador del acuerdo. Esta información se divide en 8 categorías:

1. Antecedentes generales
2. Colaboradores
3. Participación familias y ONG
4. Familias
5. Gantt
6. Banco
7. Costos por item
8. Costo total del proyecto

Una vez que la INFORMACIÓN ADICIONAL es enviada, SELAVIP puede aprobarla o pedir algunas correcciones. En caso de ser aprobados, SELAVIP prepara un borrador de acuerdo en el que se establecen los aspectos que determinarán la relación entre SELAVIP y la entidad ejecutora, como por ejemplo:

• Descripción del proyecto
• Aprobación de los fondos
• Uso de los fondos SELAVIP
• Compromiso de la comunidad y de las ONG
• Uso del nombre SELAVIP
• Transferencias
• Informe técnico y financiero
• Comunicación y referencias
• Uso de fotos, videos y otros archivos
• Entrada en vigor del acuerdo y duración del proyecto
• Ajustes /Cancelación del acuerdo
• Ley aplicable y solución de controversias

El borrador del acuerdo se envía a través del sistema a la organización, la cual, a su vez, lo devuelve con (o sin) correcciones. SELAVIP firma el acuerdo y lo envía a través del sistema La ONG, a su vez, lo firma y lo devuelve de la misma manera. El estado del proyecto pasa a ser "EN EJECUCIÓN".

Antes de la transferencia de fondos, la ONG local debe pedir a las familias que firmen un documento (1 documento = 1 familia) en el que se comprometan a participar activamente en el proyecto y reconozcan que la contribución de SELAVIP es GRATUITA para ellas (no se puede solicitar ningún reembolso). Una vez recibido este documento, SELAVIP liberará la primera cuota. La ONG, una vez que los fondos están disponibles en la cuenta de su empresa, debe confirmar su recepción en el sistema.

Para tener una idea clara y constante de cómo avanza el proyecto y qué resultados se están obteniendo, pedimos a la agencia ejecutora que informe de manera regular sobre las actividades que se están desarrollando. Para SELAVIP las entidades responsables de la ejecución de los proyectos son nuestros socios locales. Nuestra relación se basa en la confianza, pero también tenemos procedimientos de seguimiento por Internet para tratar de ayudarlos a avanzar de acuerdo a las estrategias que se acordaron, y para resolver los problemas que puedan surgir y pedir eventuales ajustes. Por lo tanto, trabajamos en tres niveles diferentes para verificar cómo progresa el proyecto y para saber más sobre cómo los socios se enfrentan a los nuevos desafíos:

• Informes de avance (sólo para información): Una plantilla está disponible en el sistema de gestión de proyectos. Estos informes explican cuáles son los resultados del proyecto y cómo va el proyecto. Las imágenes que ilustran el resultado del proyecto son extremadamente útiles para evaluar el desarrollo de cada proyecto y entender el progreso de cada uno de ellos.
• Informes de avance (para obtener la segunda o tercera transferencia): Las transferencias subsiguientes se solicitan cuando la ONG confirma la implementación de las actividades involucradas en el Acuerdo y nos envía los respectivos avances a través del informe cuya plantilla está disponible en el sistema. Las imágenes que ilustran el resultado del proyecto son extremadamente útiles para evaluar el desarrollo de cada proyecto y comprender su progreso. Una vez recibido el informe de avance, SELAVIP podrá aprobarlo (y solicitar la liberación del segundo o tercer plazo) o solicitar algunas correcciones.

Al final de cada proyecto, se debe enviar un informe final (cuya plantilla está disponible en el sistema) a SELAVIP. Este documento incluye las siguientes secciones:

• Responsables del proyecto
• Enfoque y estrategia
• Resultados
• Problemas que se enfrentaron
• Impactos
• Sustentabilidad
• Cierre
• Lista de familias: se solicitan fotografías que muestren la solución (junto con las familias) a medida que se ha ido construyendo
• Informe financiero y de gastos

Una vez aprobado el informe final, el proyecto se considera CERRADO y la organización local puede descargar un CERTIFICADO DE CIERRE del sistema.

Los informes de todos los proyectos que fueron implementados y las actividades de seguimiento proporcionan informaciones para un informe general que SELAVIP prepara para ser presentado a los Directores durante la reunión del directorio en noviembre. Este informe permite evaluar si nuestro trabajo ha sido eficaz y qué ajustes se podrían hacer para mejorar nuestro impacto y utilizar los recursos de una manera más eficiente. Este informe sobre los resultados obtenidos por todas las personas que trabajan con SELAVIP - principalmente el personal profesional y nuestros colaboradores en el campo - se convierte en la piedra angular para la toma de decisiones sobre los nuevos proyectos que deberían ser financiados el próximo año.

Cada año se organiza una agenda para visitar proyectos seleccionados en América Latina, Asia y África. Estas visitas son en su mayoría realizadas por miembros de SELAVIP. A veces, agencias y personas colaboradoras nos ayudan en el campo. La experiencia demuestra que reunirse con nuestros socios y comunidades in situ es, con mucho, la mejor manera de aprender unos de otros y compartir ideas sobre cómo luchar contra la falta de vivienda de los pobres. Es importante señalar que, en términos de transporte, esperamos que las ONG se encarguen, por un lado, del transporte del aeropuerto al hotel (y del hotel al aeropuerto) y, por otro, del transporte del hotel al lugar de ejecución del proyecto (y del transporte de vuelta al hotel).